Statuten | Nederlandse Vereniging voor Afrika Studies

Nederlandse Vereniging voor Afrika Studies (NVAS) gevestigd te Leiden
(28 mei 1997)

Heden, achtentwintig mei negentienhonderd zevenennegentig verschenen voor mij, Mr Paul George Joseph Marie Marres, notaris ter standplaats Leiden:

De heer Professor Dr Albertus Antonius Trouwborst, emeritus hoogleraar, geboren te Tarakan op veertien april negentienhonderdachtentwintig, wonende Prof. Asselbergsstraat 3, 6524 RR Nijmegen
Mevrouw Dr Gertude Martine Vuijk, cultureel antropoloog, geboren te Boskoop op elf september negentienhonderd drieënvijftig, wonende Frederik van Eedenlaan 59, 2321 BC Leiden

De comparanten verklaarden:
Op vierentwintig november negentienhonderd achtenzeventig is opgericht de vereniging: Werkgemeenschap Afrika, gevestigd te Leiden. De statuten van de vereniging zijn nimmer vastgelegd in een notariële akte. In de ledenvergadering gehouden te Leiden op zevenentwintig februari negentienhonderd zevenennegentig werd besloten de satuten van de vereniging te wijzigen en de statuten te doen opnemen in een notariële akte, waarbij de comparanten werden gemachtigd de vereniging bij het passeren van deze akte te vertegenwoordigen, een en ander blijkens een uittreksel van de notulen van de gemelde vergadering, dat aan deze akte zal worden gehecht.
Ter uitvoering van gemeld besluit verklaarden de comparanten, handelend als gemeld, dat de statuten van de vereniging thans luiden als volgt:

Naam en zetel
Artikel 1.
De vereniging draagt de naam: Nederlandse Vereniging voor Afrika-Studies (NVAS). Zij heeft haar zetel te Leiden bij het Afrika-Studiecentrum, thans gevestigd Wassenaarseweg 52 te Leiden.

Doel
Artikel 2.

De vereniging heeft ten doel onderzoek te doen, te laten doen, te bevorderen en te coördineren op het gebied van wetenschappelijke studies met betrekking tot Afrika, in het bijzonder op het gebied van de maatschappij- en geesteswetenschappen, in het bijzonder het gebied bezuiden de Sahara, en al hetgeen daarmede in de ruimste zin verband houdt.
De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door:
1. het inventariseren, rapporteren en uitwisselen van informatie over het onderzoek op het terrein van de werkgemeenschap
2. het bespreken van onderzoeksplannen
3. het onderhouden van contacten met en zodanig uitbrengen van adviezen aan de verschillende beleidsinstanties in en buiten Nederland die betrokken zijn bij het tot het terrein van de werkgemeenschap behorend onderzoek
4. het opstellen van onderzoeksprogramma’s en desiderata voor toekomstig onderzoek
5. het bespreken van onderzoeksresultaten en bevorderen van publicatie ervan
6. het onderhouden van contacten met daarvoor in aanmerking komende werkgemeenschappen en verenigingen en universitaire, interuniversitaire en niet-universitaire instellingen
7. het onderhouden van contacten met onderzoeksinstituten in het buitenland, in het bijzonder in Afrika
8. het opmaken, onderhouden en bijhouden van een databestand van specialisten en specialisaties van Afrikanisten in Nederland
9. alle andere wettige middelen die aan het doel van de vereniging dienstbaar kunnen zijn.

Leden
Artikel 3.

Leden van de vereniging kunnen zijn natuurlijke personen, die actief zijn dan wel betrokken zijn bij wetenschappelijke studies over Afrika.
Het bestuur houdt een register waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.

Ereleden
Artikel 4.
Leden die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt, kunnen bij besluit van de algemene vergadering tot erelid worden benoemd. De voordracht tot een dergelijke benoeming geschiedt door het bestuur.

Toelating
Artikel 5.

Het bestuur beslist omtrent de toelating van de leden.
Bij niet-toelating tot lid kan de algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten.

Einde van het lidmaatschap
Artikel 6.

Het lidmaatschap eindigt:
1. door de dood van het lid
2. door opzegging door het lid
3. door opzegging namens de vereniging. Deze kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap bij de statuten gesteld, te voldoen, wanneer hij zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt, alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
4. door ontzetting. Deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten der vereniging handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.
Opzegging van het lidmaatschap door het lid of door de vereniging kan slechts geschieden tegen het einde van het verenigingsjaar en met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. Echter kan het lidmaatschap onmiddellijk worden beëindigd indien van de vereniging of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
Een opzegging in strijd met het bepaalde in het vorige lid doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip volgende op de datum waartegen was opgezegd.
Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door de ledenvergadering.
Van een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de vereniging en van een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap wordt de betrokkene ten spoedigste schriftelijk met opgave van redenen in kennis gesteld.
Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft desniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd.

Verplichtingen van de leden
Artikel 7.

De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage, die door de algemene vergadering zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen.
Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van een bijdrage te verlenen.

Bestuur
Artikel 8.

Het bestuur bestaat uit tenminste vijf en ten hoogste elf personen, die door de algemene vergadering uit de leden worden benoemd.
Er wordt gestreefd naar een zo breed mogelijke vertegenwoordiging van instellingen als genoemd onder artikel 2, lid 2 sub f.
De voorzitter wordt in functie gekozen door de Algemene Ledenvergadering uit de leden. De secretaris en de penningmeester worden door het bestuur zelf aangewezen. Eén bestuurslid kan meer dan één functie bekleden.

Artikel 9.

Elk bestuurslid, ook wanneer hij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen of geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door verkoop van die termijn.
Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreden. De aftredende is terstond herkiesbaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in.
Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts:
1. door het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging
2. door bedanken

Artikel 10.

Van het verhandelde in elke bestuursvergadering worden door de secretaris notulen opgemaakt, die door de voorzitter en de secretaris worden vastgesteld en ondertekend. In afwijking van hetgeen de wet dienaangaande bepaalt, is het oordeel van de voorzitter omtrent de totstandkoming en de inhoud van een besluit niet beslissend.
Bij huishoudelijk reglement kunnen nadere regelen aangaande de vergaderingen van en de besluitvorming door het bestuur worden gegeven.

Bestuurstaak
Artikel 11.

Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.
Indien het aantal bestuursleden beneden vijf is gedaald, blijft het bestuur bevoegd. Het is echter verplicht zo spoedig mogelijk een algemene vergadering te beleggen, waarin de voorziening in de open plaats of de open plaatsen aan de orde komt.
Het bestuur is, mits met goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt. Op het ontbreken van deze goedkeuring kan door en tegen derden beroep worden gedaan.

Vertegenwoordiging
Artikel 12.
De vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door het gehele bestuur en door twee gezamenlijk handelende bestuursleden.

Werkgroepen
Artikel 13.
Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid uit de leden werkgroepen te formeren om bepaalde taken of onderzoeken uit te voeren.

Jaarverslag, rekening en verantwoording
Artikel 14.

Het verenigingsjaar loopt van één september tot een met eenendertig augustus.
Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerd bestuur. Na verloop van de termijn kan ieder lid deze rekening en verantwoording in rechte van het bestuur vorderen.
De algemene vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een kascommissie van tenminste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Vereist het onderzoek van de rekening en verantwoording bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan de commissie van onderzoek zich door een deskundige doen bijstaan. Het bestuur is verplicht aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te vertonen en inzage van de boeken en bescheiden der vereniging te geven.
De last van de commissie kan te allen tijde door de algemene vergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere commissie.
Het bestuur is verplicht de bescheiden bedoeld in de leden 2 en 3 tien jaren lang te bewaren.

Algemene vergaderingen
Artikel 15.

Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.
Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, wordt een algemene vergadering, de jaarvergadering, gehouden. In de jaarvergadering komen onder meer aan de orde:
1. het jaarverslag en de rekening en verantwoording, bedoeld in het vorig artikel met het verslag van de aldaar bedoelde commissie
2. de benoeming van de in het vorige artikel genoemde commissie voor het volgende verenigingsjaar
3. voorziening in eventuele vacatures
4. voorstellen van het bestuur of de leden, aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering
Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt.
Voorts is het bestuur op schriftelijk verzoek van tenminste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van één/tiende gedeelte der stemmen, verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan door schriftelijke oproeping aan de adressen van de leden volgens het ledenregister.

Toegang en stemrecht
Artikel 16.

Toegang tot de algemene vergadering hebben alle leden van de vereniging.
Over de toelating van andere dan de in lid 1 bedoelde personen beslist het bestuur.
Ieder lid van de vereniging heeft één stem.
Een lid kan zijn stem door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander lid uitbrengen. Een lid kan echter niet meer dan twee andere leden vertegenwoordigen.

Artikel 17.

De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de vereniging of zijn plaatsvervanger. Ontbreken de voorzitter en zijn plaatsvervanger, dan treedt één der andere bestuursleden, door het bestuur aan te wijzen, als bestuursvoorzitter op. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin zelve.
Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris of een ander door de voorzitter daartoe aangewezen persoon notulen gemaakt. Deze notulen worden door de ledenvergadering vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de notulist ondertekend. Zij die de vergadering bijeenroepen kunnen een noterieel proces-verbaal van het verhandelde doen opmaken. De inhoud van de notulen of van het proces-verbaal wordt ter kennis van de leden gebracht.

Besluitvorming van de algemene vergadering
Artikel 18.

Voorzover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de algemene vergadering genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, dan wordt herstemd tussen de personen die het hoogste en het op één na hoogste aantal stemmen op zich hebben verenigd, totdat bij deze of een latere stemming iemand de volstrekte meerderheid der stemmen heeft verkregen. Indien echter de stemmen voor een tweede maal staken, beslist het lot.
Alle stemmingen geschieden mondeling tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden zulks vóór de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ondertekende gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt.
Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering.Bijeenroeping algemene vergadering
Artikel 19.
1. De algemene vergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur. De oproeping geschiedt schriftelijk aan de adressen van de leden volgens het ledenregister. De termijn voor de oproeping bedraagt tenminste veertien dagen.
2. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld, onverminderd het bepaalde in het volgend artikel.
Statutenwijziging
Artikel 20.
1. In de statuten van de vereniging kan geen verandering worden gebracht dan door een besluit van de algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de statuten zal worden voorgesteld.
2. Zij die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten tenminste vijf dagen vóór de vergadering een afschrift van dar voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
3. Een besluit tot statutenwijziging behoeft tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin tenminste één/derde van de leden tegenwoordig of vertegenwoordigd is. Is niet één/derde van de leden tegenwoordig of vertegenwoordigd, dan wordt binnen vier weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden, waarin over het voorstel zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal tegenwoordige of vertegenwoordigde leden, kan worden besloten, mits met een meerderheid van tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen.
4. Een statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van de akte is ieder bestuurslid bevoegd.
Ontbinding
Artikel 21
1. De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering. Het bepaalde in de leden 1, 2 en 3 van het voorgaande artikel is van overeenkomstige toepassing.
2. Het batig saldo na vereffening vervalt aan degenen, die ten tijde van het besluit tot ontbinding lid waren. Ieder hunner ontvangt een gelijk deel. Bij het besluit tot ontbinding kan echter ook een andere bestemming aan het batig saldo worden gegeven.
Huishoudelijk reglement
Artikel 22.
1. De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen.
2. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met de statuten.
Slotbepaling
Artikel 23.
In alle gevallen waarin door de wet, de statuten of het reglement niet wordt voorzien, beslist de ledenvergadering. In dringende gevallen kan door het bestuur een beslissing genomen worden, dat naderhand de goedkeuring behoeft van de ledenvergadering.

Waarvan akte, in minuut opgemaakt, is verleden te Leiden, ten dage als in de aanvang dezer is gemeld.

De comparanten zijn mij, notaris, bekend. Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte aan de comparanten hebben deze verklaard van de inhoud van deze akte te hebben kennisgenomen en op volledige voorlezing daarvan geen prijs te stellen. Vervolgens is deze akte na beperkte voorlezing door de comparanten en mij, notaris, ondertekend.

w.g. A.A. Trouwborst; G.M. Vuijk; P. Marres